Bahagian 01
Pengenalan SMARTA
SMARTA adalah sistem pengurusan digital dalaman Yayasan Waqaf Malaysia (YWM) yang dibangunkan oleh Bahagian Pengurusan (BPS). Sistem ini membolehkan semua staf membuat tempahan dan permohonan secara dalam talian.
Modul Tersedia
Cara Akses Sistem
1
Buka pelayar web Google Chrome atau Safari pada telefon atau komputer.
2
Layari alamat smarta-bps.pages.dev
3
Halaman utama SMARTA akan dipaparkan.
💡
Untuk pengalaman terbaik, pasang sebagai aplikasi: Buka dalam Chrome → Menu ⋮ → "Install app" atau "Add to Home Screen". Aplikasi akan dibuka fullscreen tanpa bar URL.
Aliran Keseluruhan Sistem
Buka SMARTA
Pilih modul daripada Halaman Utama
Isi borang permohonan / tempahan
Menunggu kelulusan (Kenderaan/Aset) atau Auto disahkan (Bilik/Stok)
Terima emel pengesahan ✅
Bahagian 02
Halaman Utama
Halaman utama (Hub View) memaparkan ringkasan aktiviti, akses pantas ke semua modul, pengumuman, dan semakan status permohonan.
Komponen Utama
SMARTA
Yayasan Waqaf Malaysia
🔒 🌙
🏠 Paparan Utama
📅 Jadual
📋 Semakan
① Kad Statistik
Aktif Hari Ini — jumlah tempahan kenderaan dan bilik dari hari ini ke hadapan. Menunggu — bilangan tempahan kenderaan yang masih menunggu kelulusan admin. Tap kad untuk melihat senarai penuh.
② Tab Navigasi
Paparan Utama — dashboard utama. Jadual Tempahan — jadual tempahan kenderaan dan bilik minggu ini. Semakan Tempahan — semak status permohonan mengikut bahagian.
③ Pengumuman
Bahagian pengumuman memaparkan notis terkini daripada admin. Setiap pengumuman menunjukkan kategori, tarikh, tajuk, dan tarikh tamat (jika ada). Pengumuman terbaharu dipaparkan di atas.
④ Tema Gelap / Cerah
Klik ikon 🌙/☀️ di bahagian kanan atas header untuk bertukar antara tema gelap dan cerah.
Bahagian 03
Tempahan Kenderaan
Modul ini membolehkan staf membuat tempahan kenderaan rasmi YWM untuk urusan kerja. Terdapat 3 kenderaan: Toyota Innova (VMG 4180), Toyota Hilux (VHU 142), dan Perodua Alza (VQK 3771).
Aliran Proses Tempahan
Isi borang tempahan
Semak & pilih slot
Hantar permohonan
Status: MENUNGGU KELULUSAN
Admin luluskan → Emel pengesahan
Langkah 1 — Lihat Jadual Ketersediaan
Jadual mingguan dipaparkan di bahagian atas halaman. Ia menunjukkan tempahan bagi setiap kenderaan mengikut hari (Isnin hingga Jumaat).
📅 Jadual minggu ini
‹Hari ini›
💡
Tap mana-mana tempahan (kotak berwarna) untuk melihat detail penuh termasuk pemohon, destinasi, masa, dan pemandu.
Langkah 2 — Isi Borang Tempahan
Maklumat Pemohon
Nama penuh anda
Emel rasmi (cth: nama@ywm.gov.my)
Pilih Bahagian anda
Maklumat Perjalanan
Pilih Kenderaan (Innova / Hilux / Alza)
Keperluan Pemandu (Pemandu BPS / Pandu Sendiri)
Jenis Perjalanan (Pergi & Balik / Hantar Sahaja / Ambil Sahaja / Hantar + Ambil)
Lokasi / Destinasi (tulis lokasi penuh & spesifik)
💡 Selepas menaip 5 huruf, pautan Google Maps dan Waze akan muncul untuk pengesahan lokasi.
Tujuan perjalanan
Nama penumpang
Masa pergerakan
💡
Maklumat pemohon (nama, emel, bahagian) akan disimpan secara automatik. Kali seterusnya, maklumat akan diisi semula.
Jenis Perjalanan: Hantar + Ambil
Apabila memilih Hantar + Ambil (Slot Terpisah), dua medan masa pergerakan akan dipaparkan:
🟢 Masa Pergerakan Hantar
cth: 08:00
🟡 Masa Pergerakan Ambil
cth: 17:00
Pemandu akan melihat masa yang betul untuk setiap trip di notifikasi Telegram.
Langkah 3 — Semak & Pilih Slot
1
Pilih tarikh mula dan tarikh tamat.
2
Klik butang "Semak Slot".
3
Slot hijau = kosong. Slot kelabu = sudah ditempah. Klik slot hijau untuk memilih (bertukar ungu).
Slot Tersedia — 06 Mei 2026
8:00–8:30
8:30–9:00 ✓
9:00–9:30 ✓
9:30–10:00
10:00–10:30
10:30–11:00
11:00–11:30
11:30–12:00
Carpool / Menumpang
Jika kenderaan sudah ditempah, anda boleh menumpang (carpool) dengan menyertai tempahan sedia ada.
1
Klik slot kelabu (sudah ditempah) untuk melihat butiran.
2
Masukkan destinasi dan masa anda dalam modal carpool.
3
Klik "Sertai". Pemohon asal akan menerima emel notifikasi.
Kemaskini & Batalkan Tempahan
📋 Tempahan Kenderaan
✏️ Kemaskini Tempahan
Cari tempahan menggunakan emel
Toyota Innova — 06/05/2026
Destinasi: Putrajaya → KLIA
Masa: 08:30 – 10:00
Status: MENUNGGU
1
Klik tab "Kemaskini Tempahan".
2
Masukkan emel dan klik "Cari".
3
Tap tempahan untuk membuka modal edit — boleh ubah destinasi, masa, penumpang.
4
Klik "Simpan" untuk kemaskini, atau "✖ Batalkan" untuk membatalkan.
💡
Anda juga boleh membatalkan tempahan melalui butang dalam emel pengesahan yang diterima.
Bahagian 04
Tempahan Bilik Mesyuarat
Tempah bilik mesyuarat atau perbincangan untuk mesyuarat, taklimat, atau perbincangan. Dua bilik tersedia: Bilik Mesyuarat Utama dan Bilik Perbincangan.
Aliran Proses
Isi borang + pilih bilik
Semak ketersediaan automatik
Auto disahkan ✅ → Emel + Calendar invite
💡
Tempahan bilik adalah automatik — tiada proses kelulusan admin. Setelah berjaya, Google Calendar invite dihantar ke emel anda.
Langkah 1 — Lihat Jadual Bilik
Mesyuarat Utama
Mesyuarat BPS 9:00
—
—
—
Taklimat 14:00
Perbincangan
—
—
Sesi 10:30
—
—
Langkah 2 — Isi Borang & Sahkan
1
Isi Nama, Emel, Bahagian, dan Tujuan mesyuarat.
2
Pilih bilik — klik kad bilik yang dikehendaki.
3
Pilih tarikh, masa mula, dan masa tamat.
4
Sistem akan menyemak ketersediaan secara automatik. Tanda ✅ hijau = kosong. ❌ merah = sudah ditempah.
Pilih Bilik
🏛️ Bilik Mesyuarat Utama
Kapasiti besar
💬 Bilik Perbincangan
Kecil, informal
📅 06/05/2026
🕐 09:00
🕐 11:00
✅ Bilik kosong pada masa ini
Kemaskini & Batalkan Tempahan Bilik
Sama seperti modul kenderaan — klik tab "Kemaskini Tempahan", masukkan emel, dan tap tempahan untuk edit atau batalkan. Google Calendar event akan dikemaskini secara automatik.
Bahagian 05
Permohonan Aset
Mohon pinjaman peralatan seperti projektor, laptop, kamera, dan peralatan lain daripada Unit BPS. Proses menggunakan QR Code untuk pengambilan dan pemulangan.
Aliran Proses Lengkap
Isi borang + pilih aset
Hantar permohonan → Terima emel QR Code
Admin luluskan permohonan
Pergi kaunter BPS → Imbas QR Ambil ✅
Guna peralatan
Pergi kaunter BPS → Imbas QR Pulang ✅
Langkah 1 — Isi Borang Permohonan
1
Isi Nama, Emel, Bahagian.
2
Pilih tarikh penggunaan dan tarikh pemulangan.
3
Masukkan tujuan pinjaman.
4
Pilih aset daripada senarai dan masukkan kuantiti setiap satu.
5
Klik "Hantar Permohonan".
Langkah 2 — Terima QR Code
Setelah dihantar, anda akan menerima emel yang mengandungi 2 QR Code:
QR PENGAMBILAN
Tunjuk di kaunter BPS
semasa ambil barang
QR PEMULANGAN
Tunjuk di kaunter BPS
semasa pulang barang
⚠️
PENTING: Simpan emel QR Code ini. Kedua-dua QR diperlukan semasa berurusan di kaunter BPS. Tanpa QR, proses tidak dapat diteruskan.
Langkah 3 — Pengambilan Barang
1
Tunggu emel kelulusan daripada admin.
2
Pergi ke kaunter BPS pada tarikh penggunaan.
3
Buka emel → tunjukkan QR PENGAMBILAN (biru) kepada admin.
4
Admin imbas QR dan menyerahkan barang.
5
Anda menerima emel pengesahan "Barang Diserahkan".
Langkah 4 — Pemulangan Barang
1
Pergi ke kaunter BPS pada atau sebelum tarikh pemulangan.
2
Tunjukkan QR PEMULANGAN (kuning) kepada admin.
3
Admin imbas QR, semak keadaan barang, dan sahkan pemulangan.
4
Anda menerima emel pengesahan "Aset Dipulangkan & Disahkan".
💡
Sila pulangkan aset dalam keadaan baik dan mengikut tarikh yang ditetapkan. Peringatan akan dihantar jika melebihi tarikh pemulangan.
Bahagian 06
Permohonan Stok
Mohon barang keperluan pejabat seperti kertas A4, pen, fail, pemadam, dan lain-lain daripada stor BPS.
Aliran Proses
Isi borang + pilih barang
Hantar permohonan
Admin proses pengeluaran
Ambil barang di stor BPS ✅
Langkah 1 — Isi Borang Permohonan
Maklumat Pemohon
Nama penuh
Emel rasmi
Pilih Bahagian
Pilih Barang
2
Pilih barang yang diperlukan daripada senarai dan masukkan kuantiti.
3
Klik "Hantar Permohonan". Permohonan dihantar kepada admin untuk diproses.
Semak Status Permohonan
Anda boleh menyemak status permohonan stok yang masih menunggu di bahagian bawah halaman permohonan stok. Status PENDING bermaksud belum diproses. Setelah admin proses, status bertukar kepada DILULUSKAN.
Pembatalan Permohonan Stok
1
Jika permohonan masih dalam status Menunggu, anda boleh membatalkannya.
2
Di bahagian "Permohonan Menunggu Kelulusan", tekan butang Batal di sebelah item yang ingin dibatalkan.
3
Sahkan pembatalan. Permohonan akan bertukar status kepada DIBATALKAN.
💡
Pembatalan hanya boleh dilakukan sebelum admin meluluskan permohonan. Setelah diluluskan, sila hubungi BPS secara terus.
Bahagian 07
Penilaian Sistem
Modul ini membolehkan anda memberikan maklum balas terhadap pengalaman menggunakan SMARTA. Maklum balas anda membantu kami menambah baik sistem.
Cara Mengisi Penilaian
1
Di halaman utama, tekan kad ⭐ Penilaian Sistem.
2
Isi Nama dan pilih Bahagian anda.
3
Jawab setiap soalan dengan memilih skor 1 hingga 5 (1 = sangat tidak memuaskan, 5 = sangat memuaskan).
4
Di bahagian akhir, anda boleh menulis cadangan penambahbaikan (tidak wajib).
5
Tekan Hantar Maklum Balas. Jawapan anda akan direkodkan secara sulit.
💡
Anda hanya boleh mengisi penilaian sekali sahaja bagi setiap pusingan kajian. Jika admin membuka pusingan baru, anda akan dapat mengisi semula.
Bahagian Soalan
🏠
Pengalaman Keseluruhan
Penilaian umum terhadap sistem
🚗
Modul Kenderaan
Proses tempahan kenderaan
🏢
Modul Bilik
Proses tempahan bilik mesyuarat
💻
Modul Aset
Proses pinjaman peralatan
📦
Modul Stok
Proses permohonan stok
💬
Rumusan & Cadangan
Pandangan akhir anda
Bahagian 08
Tips & Soalan Lazim
Jawapan kepada soalan yang sering ditanya oleh pengguna.
Bagaimana menukar tema gelap / cerah?
Klik ikon 🌙 / ☀️ di bahagian kanan atas header.
Bagaimana menukar profil yang disimpan?
Klik butang "Tukar Profil" pada banner hijau di bahagian atas borang. Maklumat akan dikosongkan untuk diisi semula.
Adakah saya perlu install aplikasi?
Tidak wajib, tetapi disyorkan. Pasang sebagai PWA untuk pengalaman fullscreen. Buka dalam Chrome → Menu ⋮ → "Install app" atau "Add to Home Screen".
Bolehkah saya batalkan tempahan sendiri?
Ya. Untuk kenderaan dan bilik, gunakan tab "Kemaskini Tempahan" atau klik butang batalkan dalam emel pengesahan.
Apa berlaku jika saya lewat pulangkan aset?
Admin akan menghantar peringatan melalui emel. Sila pulangkan secepat mungkin untuk membolehkan staf lain menggunakannya.
Siapa boleh dihubungi jika ada masalah?
Sila hubungi Bahagian Pengurusan (BPS) melalui emel atau hadir terus ke Pejabat Yayasan Waqaf Malaysia untuk bantuan lanjut.